各家軟體大廠倡導「電子文件」概念已有多年時間,但我們可以說,其中只有奧多比 Adobe 所推動的 PDF 格式,已經成為業界跟市場廣泛接受的電子文件標準,奧多比也致力推動 PDF 成為公開的 ISO 標準,包括 PDF/X(商業印刷使用)、 PDF/A(文獻檔案格式)。哈佛大學數位圖書館經理 Stephen Abrams 表示:「 PDF/A 的發布將會對電子文件保存產生重大的影響。新的標準將可鼓勵圖書館、文獻館與其他數位資訊使用者,有效地運用標準格式保存珍貴文獻或傳遞重要文件。」
由於奧多比擁有影像、繪圖、印刷多項領域的領導地位, PDF 所擁有的嵌入整合技術層級,其他廠商一直難以望其項背。在奧多比號召各業界制定更多 PDF 延伸標準的帶動下,除了最常見的文件傳遞應用, PDF 格式目前更廣泛應用在印刷、工程繪圖、 3D 製圖等專業領域,成為一般與專業用戶克服各種平台、系統跟檔案格式差異的最佳方案。
Adobe Acrobat 這項 PDF 製作、編輯工具已經成為眾人電腦中不可或缺的軟體,而免費的 PDF 閱讀軟體 Adobe Reader 更是人人必備。推出已經有 13 年的Adobe Reader ,累計下載套數竟然已經超過 12 億,可見全球 PDF 用戶基礎多麼雄厚!
除了單一的 PDF 檔案彙整功能外, Adobe Acrobat 8 還提供了所謂的「Adobe Package」的整合方式,就是將指定檔案分別轉換成 PDF 後,再予以統籌整理於一個 PDF 中,而且每份文件仍然保有自己的 PDF 格式,有點像是用公文夾把每份單獨的 PDF 打包在一起。
這種做法可以讓使用者創造各種文件卷宗,並且指定其中哪些 PDF 有閱讀或列印限制、其餘哪些又可以自由取用其中資料;使用者還可以選擇彙整成單一 PDF 或 Package 的轉換方式,同時也能選擇製作文件夾封面。非常有彈性!
打開一個 Package 文件,可以選擇並瀏覽到各個獨立的 PDF 資料。而且每個 PDF 都能擁有單獨的文件設定。
■ 強大的表單功能
坦白說,早期版本的表格表單功能不甚好用,尤其在將其他格式文件轉成 PDF 時,有時會發生無法順利辨識或轉換的狀況。所以想要利用 PDF 互動表單功能的用戶,經常只能選擇重新手動設計。
但情況已經有所改變。 Adobe Acrobat 8 在表單功能上可說是大幅提昇,辨識功能的強化是最優異的部份。現在,無論是從 Microsoft Word 、 Excel 轉換 PDF ,甚至是將書面的表格文件放在掃描器製作成為 PDF ,隨時都可以利用「表格區域辨識(Form Field Recognition)」功能,自動辨識文件中的圖形格線,轉變成為 PDF 電子表單。簡而言之,這個表格自動辨識功能,能夠簡單地克服表單總是被視為圖形的應用障礙。
轉換成為電子表單格式之後,你就可以廣泛應用來輸入編輯文字、擷取資料、甚至是製作寄發互動式的表單問卷。如果想要製作更為複雜的互動式 PDF 表格文件,像是電子文件或辦公室申請表,還可以利用 Adobe LifeCycle Designer (只附於 Adobe Acrobat 8 之 Windows 版本)這項表單設計工具,透過精靈步驟的指引,協助使用者快速完成複雜電子互動表格的製作程序。
所完成的 PDF 互動表單,都可以指定傳遞(Distribute)的功能。收到這個表單的使用者只要填完後按下提交(submit)鈕,就會自動把表單內容送回。之後你可以利用 Adobe Acrobat 8的追蹤功能察看填寫狀況,也可選擇直接將表單資料匯出成為 Excel 試算表資料,進行問卷的分析統計。
在傳遞表單的流程中,之前的版本接收端也需要使用 Adobe Acrobat,在 Adobe Acrobat 8.0 專業版中,可以把這份表格選用「Enable Usage Rights in Adobe Reader」,把互動表單寄送給 Adobe Reader 用戶時,就可以指定讓 Adobe Reader 用戶擁有填寫表單的功能,大幅增加電子表單的流通與可用性。
■ 快速分享 高度保全
透過分享檢閱(Shared Review)的設定,可以快速將 PDF 寄給指定的人選進行檢閱評註。 Adobe Acrobat 8 讓使用者能夠隨時追蹤其他人的檢閱狀況,同時只要簡單的指令,就可以對所有人的評註進行彙整,並輸出到 Word 或 AutoCAD 中,方便直接進行原始檔案的修正。
這項功能與隱私及保密目的有關,由於 PDF 在檢閱過程中可能已經加入了太多的相關資料,包括文件後設資料(Metadata)、附註、檔案附件、書籤等等,所以單單隱藏部份敏感文字可能還無法完全保護機密內容。因此 Adobe Acrobat 8 特別提供了檔案檢查(examine document)功能,讓使用者在 PDF 寄發前,可以徹底移除不必要的附加資料以防流出,可以保護自己的隱私。